專業經理人避免設計出爛工作組合的五個招數

出自:HBR Staff/Freepik/izusek/Getty Images

前一篇講到那些比無聊還無聊的工作原來是被管理者設計出來的,或許一般人聽到之後的直覺反應就是:「還廢話什麼,去修改就好啊!去找出更合適、更有意義、更能激勵人的工作組合。」然而,事情沒有這麼簡單。

根據同一個研究指出,管理者或專業經理人天生有一個『為他人設計爛工作』的傾向 (they have a natural tendency to design poor work for others),而且當員工績效不彰時,經驗越資深的主事管理者越容易責怪員工的能力不足,而不是回頭去檢視工作內容或目標設定是否合理。

這很容易理解,人性,不就是『怪罪對方』勝過『承認錯誤、讓自己難受』嘛。

以下是哈佛商業評論文章〈 Why Managers Design Jobs to Be More Boring Than They Need to Be〉的五點建議:

一、從多方觀點定義好的職務設計 (Recognize the importance of well-designed work — from all perspectives)

一般職務設計考慮的多是『流程觀點 (process perspective)』或『工作場所觀點 (physical work space perspective)』,鮮少有『心理觀點 (psychological perspective)』融入其中,缺失了『心理』這方面的觀點,可能會造成企業大量的人員流失且降低生產力。

就像是公司的辦公室刻意布置得讓員工有各種交流、溝通、激發創意的機會,但老闆卻是事事要管、不放過瑣事細節的控制狂,這叫員工怎麼發揮創意呢?

二、培育管理者和相關專業經理人 (Train managers and other relevant professionals)

對大部分管理者來說,願意讓員工擁有更多的自主決策權、更豐富多樣的工作內容,並且在必要時提供所需的資源和支持,這樣的能力並非與生俱來,甚至可以說是反人性的作法。

研究報告指出,與人類的生命、健康、安全相關的行業裡上述的自主、多樣與支持的工作型態非常少見,他們反而更看重被片段切割的、重複性高的工作內容。

試著讓自己接受一些新的思維,嘗試在可控範圍內小規模地重新設計原來的工作組合,或許有意想不到的好結果。

三、謹防持續的惡性循環 (Beware of self-perpetuating cycles)

研究報告指出,設計出爛工作的管理者有很大的比例在其過去的工作經歷中也遭遇過爛工作的摧殘,這顯示人們在設計職務時,很容易無意識地模仿或複製他們之前的主管的作為。

破除這種惡性循環必須從高層做起。唯有體驗過被精心設計的工作所帶來的價值、滿足感和成就感,這些高階經理人才能在日後為其他人設計並創造更有意義、更高效的工作組合。

四、在績效考核時納入工作設計適當與否的討論 (Discuss work design in performance reviews)

前文提及大多數管理者或專業經理人在面對員工表現未達預期 — 如:未達業績目標、未在時限內完成工作,他們傾向於要求『要求員工改善 (fixing the worker)』,而不是去『修改這個糟糕的職務設計(fixing the poor work design)』,或者取消激勵獎金當作懲罰,或者安排更多『教育訓練』要加強員工能力。

管理者可嘗試在績效考核時討論該名員工的職務設計是否適當,當員工無法發揮預期的創造力時,管理者的績效考核會議不是先討論要砍他多少獎金,或安排他去上什麼課程,而是看看哪些原因造成他停滯的原因?會不會是沒有足夠的資源?沒有管理者事實的支援?與其他部門合作時的流程串接發生問題?

五、必要時讓專家參與 (Involve experts where necessary)

這裡的專家指的是組織心理學家 (organizational psychologist),對於那種必須在組織系統層級上重新設計的職務,這些心理學家更能展現其設計有意義工作的價值。

結語

一、每個人都想有一份有意義、有趣、能上手愉快的工作,但不是天上掉下來的,而是必須被設計出來的。

二、數位工具的確大大地提升了工作效率和 產出效能,但也引發新的工作上的衝擊。本文所以用的哈佛商業評論文章說道:

… at Amazon, … technology is used to monitor people’s movements and to impose excessive control over their actions.
亞馬遜運用科技去監控員工的行為,並過度控制他們的行為。

而我們可能的共同經歷是:下了班,仍然在 Line, Facebook, Wechat, Whatsapp, Slack 等虛擬空間中和同事老闆員工繼續著『未完成的工作』,直到入睡。而這樣的經歷,就會一代一代地傳遞下去,最後成為 self-perpetuating cycles,永無止盡的循環。

發表迴響