那些比無聊還無聊的工作原來是這樣來的…

出自:HBR Staff/Freepik/izusek/Getty Images

一篇哈佛商業評論的文章〈 Why Managers Design Jobs to Be More Boring Than They Need to Be〉指出:

Managers often make boring jobs more boring.
經理人經常創造出比無聊更無聊的工作。

緣起於探究一個早期的研究結果

作者們提了一個基本的問題:

why poor work design continues to be so prominent in organizations around the world?
為什麼世界各地的組織中充滿了那些糟糕的工作,而且是都被設計過的工作?

他們找到一個 1991 年的實驗 (How people design jobs, task-job predictability, and influence of training),結果顯示,由大學商學院學生所做的職務設計 (Job Design),都有嚴重『重複 (repetitive)』和『枯燥 (boring)』 的傾向。學生們這樣設計的理由是: 『這樣比較有效率 (such work is more efficient.)

於是作者們繼續提問:

If this finding applies to managers and professionals as well.
對於今日的管理者與專業經理人來說,這個結論是否也同樣適用?

於是展開以下兩個實驗。

模擬實驗 (一)

實驗對象是各服務行業裡的管理者和專業經理人,包括有心理治療師、安全管理主管、健康管理師等等,參與者進行了兩輪的線上模擬實驗。

第一輪

在第一輪模擬實驗中,參與者必須設計一份職務,前提是

  1. 僅有半天工時;
  2. 工作內容是影印和歸檔的文書工作。

第二輪

第二輪模擬實驗則要求參與者在第一份職務上再設計,前提是

  1. 工作時長拉長至全天;
  2. 工作內容不限於原來的文書工作,參與者可添加諸如拜訪客戶、參與服務品質改善等工作,讓工作內容更加有趣,並藉此賦予該職務更多的意義;
  3. 執行職務者有能力完成所安排的各樣工作內容。

出人意外的結果

一個令人驚訝的發現,幾乎一半 (45%) 的參與者設計出『比無聊還要無聊的工作』,包括幾乎把一天八小時都用來影印和歸檔。而這些參與者是必須對『人』特別有敏銳度的服務行業者。

模擬實驗 (二)

讓參與者面對各種勞動力的情境問題 (Workforce Problems),例如:

即使倉庫揀貨員工 Karen 已經『經常在貨架間快速移動跑步揀貨放貨』,但仍只能達成工時之內所要求的物件數的 50%。

實驗參與者開始提出各種改善策略,前提是:

  1. 實驗參與者是該員工職務的設計者;
  2. 實驗參與者是該情境問題的處理者,擁有一切所需資源;
  3. 該職務已經有明顯的設計不良。

兩類改善策略

這些所提出來的改善方案有兩大類,一種側重於『修改這個糟糕的職務設計 (fixing the poor work design)』,另一種則側重於『要求員工改善 (fixing the worker)』

要求員工改善比較方便

儘管有不少的實驗參與者選擇要解決糟糕的職務設計,但仍有數量驚人的參與者選擇要求員工改善。例如,儘管知道 Karen 經常不得不用跑的以求達成目標,但:

  1. 有超過三分之二的參與者表示要讓 Karen 『接受再教育/訓練』;(妳的技術不好)
  2. 差不多有三分之一的人選擇『建議 Karen 要改善身體健康』;(你的身體不好)
  3. 近四分之一的人選擇『如果 Karen 再不改善她達成率,就要減薪』。(是妳不行,別怪我無情)

這種『fixing the worker』的策略都在間接地『責備』員工,特別是當職務設計不佳涉及到更基本的核心議題時。

該怎麼辦呢?

下一篇繼續… 從五個方面下手。

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