用 Event Charter 開始規畫下一場工作坊

引導專業初學者最常問的一個問題是:

要怎麼引導一場 Workshop?有什麼 tips 嗎?

或是:

為什麼每次 Brainstorming 都得不到想要的結果?到底是工具不對?方法不對?還是來的人不對?」

我的回答很簡單:

當然有 tips、有方法和工具可以增進成功率,但… 更關鍵的在於:『你如何開始計畫這一場活動』?

在和華碩電腦人資長暨資訊長吳崇文先生共事多年的經驗中,我從他身邊學到一個至今仍然在使用的工具:Event Charter,中文我們給它個非官方簡稱:活動六宮格。你可以在這裡下載模版

延伸閱讀:導讀《打造不敗的創新方案:101項設計思考法則, 101 Design Methods》

不論是受委託去帶領活動的引導者,還是自發性內部的討論,這個工具都能幫你更好地釐清活動目的和設計流程。

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Project | Event  (專案|活动)

我先假設引導者將要引導的活動是隸屬於某一個專案之中,才得以分出專案和活動。如果是一次性或規模不大的活動,「專案=活動」也可以。

Project Objectives (專案目標)

瞭解「專案目標」對於活動本身具有指向性,讓引導者和參與者在活動中的任何時刻都能知道這場活動的意義。

Event Goals (活動目的)

列出「活動目的」能够讓引導者和參與者心裡有個底,無論活動過程中發生什麼事情,好的壞的、可掌握不可掌握的、可控不可控的,都能為完成這個目的而做。我通常會問這樣的問題幫助釐清目的:

可以請你描述一下這次活動成功的模樣嗎?

然後就可能會得到:「如果有一些好點子的話…」這樣的答案。那麼我會繼續問:「你說的『一些』是多少?」這樣就會有個數字的概念,知道這個目的合不合理。

目的不一定都能夠用量化的數字表達,更多的時候是以「敘述」的方式呈現,例如:「大家都知道我們所面臨的挑戰,並更能認同○○○○這個目標。」,「大家能充分討論○○○○這個主題,並且知道自己接下來該做的事情。」… 等等。

如果我聽到的目的是:「大家能說出○○○○這個產品有幾項功能和特點…」之類的陳述,我會考慮是不是能夠用書面、演講或其他傳達方式 (加個課後測驗),或許能更有效率,不需要用引導者當作會議主持人。

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Sponsor (負責人)

這裡指的「負責人」是指專案或活動成果的最終負責人。引導者必須知道這些負責人是誰,因為在預備活動的過程中,必定有許多需要溝通、討論和調整的地方,而這些每每都需要找到委託人才能推動。引導者必須設法讓負責人投入其組織的資源,否則到活動最後成功是組織的應得的,失敗算引導者的。

Participants (參與者)

這裡的「參與者」除了是指實際參與活動的人之外,還有可能是不一定能參與的某個主題領域的專家,引導者必須學會衡量這些參與者能不能幫助達成活動目標,雖然剛開始有點困難,但是隨著引導者的經驗增長,越能夠感受到活動目的和參與者的關連性。

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Preparation (預備)

有了以上的資訊為基礎,引導者才能開始準備設計活動內容。「預備」可大略分為人、事和物三部分。「人」:如果需要在活動開始之前與負責人溝通、與場地安排的單位交涉現場布置或是邀請專家參加等,就必須列入引導者的準備事項中;「事」:就是任務規劃;「物」:引導者通常要有自己的工具包 (Kit),活動開始前要確認工具包裡的東西是否齊全充足,如果因活動性質或內容有新的工具 (或是道具),務必確認它們會完整地出現在活動現場。

Event Sessions (流程)

引導者走到這一階段才能夠開始設計活動流程。通常活動是有時間限制的,引導者必須評估在限制的時間內能不能達到活動目的,不要接受委託方不合理的時間限制條件和活動目的,這幾件事情是連在一起的,做不到就說做不到,但不能只停留在這裡,引導者要 do something 進而提出 Plan B,像是:

在這樣緊迫的時間裡,我能完成活動目的的第 1, 2 點,第 3 點需要長一點的時間才能經營出來,你可以增加時間嗎?再 2 小時?

如果時間不能增加,就朝縮減活動目地的數量或縮小涵蓋範圍的方向。

連成一氣的六宮格

這六個方塊其實指的都是一件事情:引導者要用什麼的資源、方法和工具達成活動目的。所以沒有任何一個方塊該被是獨立看待。當有經驗的引導者一看到這份 Event Charter,約略就能看出這個活動是否具備成功的條件,其餘的就看引導者本身的訓練和對現場人事物的敏感度和回應了。

最後的提醒

在節奏輕快競爭激烈的 IT 產業裡,無論做軟體或硬體,會議或討論時間常常少於 30 分鐘,聰明的產品經理 (一定是個好的引導者) 就不要執著去區分什麼幾階段、先談什麼後談什麼,我的建議是:抓緊目標,做好準備,然後隨機應變

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